การใช้งานและวิธีการตั้งค่าZoom

สำหรับการจัดประชุม ผ่านทาง Zoom นั้น นอกเหนือจาก การสร้างห้องประชุมแบบทันทีแล้ว คุณยังสามารถ สร้างตารางนัดหมายการประชุม เพื่อกำหนดเวลาล่วงหน้าได้ โดยการระบุวันที่และเวลาของการประชุม โดยกำหนดความปลอดภัย ด้วยการตั้ง "รหัสผ่าน" หรือเปิดใช้งาน "ห้องรอ" เมื่อถึงกำหนดเวลาการประชุมแล้ว ระบบจะส่งข้อมูลการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมและเชิญพวกเขาเพื่อเข้าร่วมประชุม

คลิก [Schedule]

เปิดโปรแกรรม Zoom แล้วล็อกอินเข้าสู่ระบบ ต่อมาคลิกที่ ［Schedule］ บนหน้าจอหลัก

กำหนดค่าของห้องประชุม

หน้าต่างสำหรับ ตั้งค่า รายละเอียดต่างๆ ของห้องประชุม จะแสดงขึ้น

หัวข้อเรื่อง ประชุม จะแสดงด้วยชื่อของผู้สร้าง "○○ Zoom Meeting" ซึ่งเป็นค่าที่ถูกป้อนโดยอัตโนมัติ โดยคุณสามารถเปลี่ยนหัวข้อเรื่อง ได้ตามต้องการ

ป้อนวันที่และเวลาที่จะเริ่มการประชุม และระยะเวลาที่คาดว่าจะใช้ในการประชุม ทั้งสองตัวเลือกนี้ เป็นการตั้งค่าแบบโดยประมาณ การประชุมจะไม่เริ่มต้นขึ้นทันทีตามเวลาเริ่มต้นที่กำหนด และ จะไม่สิ้นสุดการประชุมตามกำหนดที่คาดการณ์ว่าจะใช้สำหรับการประชุม ระยะเวลาที่ตั้งค่าไว้ ณ ข้อมูลนี้ เป็นการตั้งค่าแบบประมาณการณ์เท่านั้น

เลือกตัวเลือกนี้ หากคุณต้องการสร้างห้องประชุม แบบเป็นประจำ ซึ่งเหมาะกับการประชุมที่เกิดขึ้นแบบสม่ำเสมอ เช่น ประชุมประจำสัปดาห์ หรือ ประจำเดือน ระบบจะใช้ ID ห้องประชุม และรหัสผ่านสำหรับเข้าร่วม เดียวกันกับการตั้งค่าครั้งนี้

คุณสามารถเลือก เวลามาตรฐานตามเวลาท้องถิ่น ได้ตามต้องการ สำหรับการประชุมในประเทศไทย เลือกที่ (GMT+07:00) Bangkok

สำหรับ ID ห้องประชุม คุณเลือกได้ระหว่าง " Generate Automatically" หรือ "Personal meeting ID"

ในค่าเริ่มต้น รหัสผ่านแบบสุ่ม จะถูกกำหนดแบบอัตโนมัติไว้ล่วงหน้าแล้ว คุณสามารถใข้รหัสดังกล่าวเป็นรหัสผ่านเพื่อเข้าร่วมประชุมได้ และยังสามารถเปลี่ยนได้หากต้องการ โดย การตั้งค่ารหัสผ่าน ในการเข้าร่วมประชุมนั้น สามารถใช้ได้ทั้ง ตัวเลขและตัวอักษร (ตัวพิมพ์ใหญ่/ตัวพิมพ์เล็ก) และสัญลักษณ์บางตัว (@ * _-) เริ่มตั้งแต่ 1 ถึง 10 ตัวอักษร ซึ่งหากมีการตั้งค่ารหัสผ่าน ผู้เข้าร่วมจำเป็นต้องป้อนรหัสผ่าน ก่อนการเข้าร่วมประชุม

เลือกเพื่อเปิดใช้งานระบบ "Waiting Room" โดย " Waiting Room" เป็นระบบที่กำหนดให้ผู้เข้าร่วมที่เข้าใช้การประชุม ต้องรอก่อน และเฉพาะผู้เข้าร่วมที่ได้รับอนุญาตจากโฮสต์เท่านั้น จึงจะเข้าร่วมการประชุมได้ โฮสต์สามารถอนุญาตการเข้าร่วมได้ทั้งแบบ ทีละคน หรือ ทั้งหมดที่อยู่ภายใน " Waiting Room"

กำหนดค่าของห้องประชุม ในการเปิดหรือปิดวิดีโอ สำหรับโฮสต์ (ตัวคุณเอง) และผู้เข้าร่วม เมื่อเริ่มการประชุม โดยการตั้งค่านี้สามารถเปลี่ยนแปลงระหว่างการประชุมได้

หลังจากกำหนดเวลาการประชุมแล้ว คุณสามารถตั้งค่าในปฏิทิน เพื่อส่งคำเชิญไปยังผู้เข้าร่วม หากคุณเลือกใช้งาน "Other Calenders" หน้าต่างที่แสดงเนื้อหาของคำเชิญจะเปิดขึ้น หลังจากที่คลิกบันทึก เพื่อให้คุณสามารถคัดลอกเนื้อหาได้

Advanced Options

คลิกที่ [Advanced Options] เพื่อดูการตั้งค่า ขั้นสูง เพิ่มเติม

หากคุณเลือกคลิกที่หัวข้อ " Allow participants to join anytime" ผู้เข้าร่วมสามารถจัดการประชุมตามลำพังได้ แม้กระทั่งก่อนที่โฮสต์จะเริ่มการประชุม หรือเมื่อโฮสต์ไม่อยู่ (* หากต้องการเปิดใช้งานฟังก์ชันนี้ คุณต้องยกเลิกการเลือกใช้งาน "Waiting Room")

สำหรับตัวเลือก " Mute participants upon entry" จะเป็นการปิดเสียงไมโครโฟนของผู้เข้าร่วมเป็นค่าเริ่มต้น เมื่อเข้าสู่ห้องประชุม การตั้งค่านี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้หลังจากเริ่มการประชุม หากต้องการใช้งานคลิกเพื่อเลือก

เลือกคลิกที่หัวข้อ " Automatically record meeting on the local computer" เพื่อบันทึกการประชุมลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยระบบจะเริ่มการบันทึกอัตโนมัติทันที ที่เริ่มการประชุม คุณสามารถเลือกตำแหน่งในการจัดเก็บไฟล์ได้ระหว่าง "บนคอมพิวเตอร์" หรือ "คลาวด์" สำหรับผู้ใช้งานแบบ ฟรี จะเลือกการจัดเก็บไฟล์ ได้เฉพาะ "บนคอมพิวเตอร์ของคุณ" เท่านั้น

หากเลือกคลิกที่ ตัวเลือก " Approve or block entry for users from specific countries / regions" หน้าต่างย่อย จะปรากฏขึ้น สำหรับตัวเลือก "Only allow users from selected countries / regions" จะเป็นการตั้งค่า อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมประชุม จากประเทศหรือภูมิภาค ที่กำหนดค่าไว้ที่กำหนดไว้ในช่อง [Countries/Regions] เท่านั้น ที่สามารถเข้าร่วมได้ ส่วน ตัวเลือก "Block users from selected countries/regions" จะเป็นการตั้งค่า บล็อกหรือปิดกั้น ผู้เข้าร่วม จากประเทศหรือภูมิภาค ที่กำหนดไว้ในช่อง [Countries/Regions] ไม่ให้สามารถเข้าร่วมประชุมได้ เมื่อตั้งค่าเสร็จสิ้นแล้ว กดที่ปุ่ม [Save]

บันทึก ตารางนัดหมาย การปรุะชุมล่วงหน้า

เมื่อตั้งค่า รายละเอียดต่างๆ เสร็จสิ้นแล้ว คลิกที่ปุ่ม [Save] เพียงเท่านี้ กำหนดตารางนัดหมาย การประชุม ก็ได้ถูกสร้างขึ้นแล้ว

หลังจากกำหนด ตารางนัดหมาย การประชุมแล้ว ส่งข้อมูลการประชุมไปยัง ผู้เข้าร่วม ที่คุณต้องการได้เลย

คลิกที่แท็บ [Meetings]

คลิกที่แท็บ ［Meetings］บริเวณด้านบนของโปรแกรม Zoom รายการ ตารางนัดหมาย การประชุมที่ จะเกิดขึ้นทั้งหมด จะแสดงอยู่ที่หน้าจอนี้ ในกรณีที่ต้องการ ดูรายละเอียดของคำเชิญเข้าร่วมการประชุม ให้คลิกที่ [Show Meeting Invitation]

คัดลอกคำเชิญ

ต่อมา คลิกที่ ตารางนัดหมายที่คุณต้องการจะเชิญผู้เข้าร่วมประชุม จนปรากฏกรอบสีน้ำเงินล้อมรอบ แล้วคลิกที่ [Copy Invitation] เพื่อคัดลอกคำเชิญ จากนั้น นำไปวางบน แอพ หรือ อีเมล เพื่อส่งไปยังผู้ที่คุณต้องการเชิญเข้าร่วมประชุม

ส่งคำเชิญ

และด้านล่างนี้ คือ ภาพตัวอย่าง หลังจากที่วาง ข้อความเชิญ จากการคัดลอกคลิปบอร์ด เพื่อส่งไปยัง ผู้เข้าร่วมประชุมผ่านทางอีเมล

ตารางการประชุมที่จะเกิดขึ้นภายในวันนี้ จะแสดงบนหน้าจอหลักด้วย